Penyempurnaan

Periode 2007-2010 kepengurusan Kopkar Ubaya sudah selesai dan sudah melaporkan pertanggungjawabannya didepan Rapat Umum Anggota (RUA) sebagai bagian tertinggi dalam organisasi koperasi. Penyempurnaan terbesar di tubuh Kopkar Ubaya adalah perubahan masa periode kepengurusan, yang semula 3 tahun, sekarang diperpanjang menjadi 4 tahun.

Kepengurusan periode 2010-2014 sudah dibentuk lewat RUA dan sudah dilantik oleh Rektor Ubaya itu, hampir 50% diisi oleh wajah-wajah baru (sambutan Ketua Umum saat pelantikan). Harapan tinggi ditempatkan pada pundak mereka untuk mengisi bidang-bidang dan tugas-tugas sebagai amanat 700 lebih anggota Kopkar Ubaya.

Aset Berwujud vs Tak Berwujud

Dari segi asset berwujud (tangible assets), Kopkar Ubaya sekarang sudah tidak dapat dibandingkan dengan Kopkar Ubaya 15-20 tahun yang lalu. Sekarang sudah mempunyai sebuah bus besar, 12 mobil station, 4 sepeda motor, sebuah ruko, mesin foto-copy, peralatan perkantoran dan masih banyak lagi. Tapi, apakah pengurus Kopkar Ubaya sudah cukup berpuas diri? Jangan pernah…! Nasehat itu pasti diucapkan semua orang dengan banyak argument masing-masing.

Kali ini bulletin “Jendela” mencoba memberikan sedikit fakta dan nasehat demi kelangsungan (going concern) Kopkar Ubaya. Tahun 1982 Brookings Institute (Kaplan & Norton, 2001: 2) & (Niven, 2006: 8) melaporkan studinya yang menghubungkan nilai buku asset berwujud suatu perusahaan dengan nilai pasar perusahaan. Hasilnya: 62% asset berwujud suatu perusahaan mempengaruhi penguasaan pasar hasil produksinya. Sedang 38% dipengaruhi oleh asset tak berwujud (intangible assets), seperti hubungan dengan pelanggan, inovasi layanan dan produk, proses operasi yang responsive dan berkualitas terhadap pelanggan, informasi berdasar teknologi, serta kapabelitas, ketrampilan dan motivasi kerja karyawannya.

Sepuluh tahun kemudian (1992) perbandingan tersebut berbalik menjadi 38% untuk tangible assets dan 62% untuk intangible assets. Tahun 2000an diperkirakan berubah lagi menjadi 10% - 15% untuk tangible assets dan porsi besar nilai pasar suatu perusahaan dipengaruhi oleh intangible assets antara 85%-90%.

Artinya apa? Pasar akan menilai dan mau berhubungan dengan suatu perusahaan bukan lagi karena punya gedung besar dan kekayaan fisik yang wah saja, tapi mereka akan mempertimbangkan kekayaan imajiner suatu perusahaan juga. Buat apa kita punya kontrak bernilai miliar dengan suatu perusahaan, kalau proses layanannya buruk, tidak peka terhadap komplain, administrasi yang masih manual dan sering terjadi human error? Hal-hal ini adalah proses kerja yang sudah ketinggalan jaman.

Kopkar Ubaya ke depan.

Bagaimana dengan Kopkar Ubaya kita menghadapi hasil studi tersebut. Apakah stakeholders (anggota, karyawan, lembaga, mitra kerja, pemerintah) masih mau bekerja sama dengan Kopkar Ubaya karena kesejarahan dan nama besar Ubaya selaku institusi pendidikan? Atau sudah bergeser ke arah yang benar, yaitu karena Kopkar Ubaya yang sudah memenuhi strandar sebuah entitas yang menghasilkan dan bernilai?

Pertanyaan lain juga muncul di kalangan internal. Apalah tata layanan, proses suatu pekerjaan, dan hasil dari pekerjaan tersebut dapat diukur secara nyata, sehingga berdampak pada kepuasan stakeholders?

Dari pengamatan penulis secara kasat mata, Kopkar Ubaya sudah jauh berubah. Intangible assets sudah mulai dibenahi dan pengurusnya berbenah sejak sekitar sepuluh tahun lalu. Banyak prosedur dan aturan yang sudah dibakukan, seiring dengan makin bertambahnya anggota yang memerlukan pelayanan yang baik. Dulu anggota dapat dilayani dengan metode ‘tahu sama tahu’, sekarang sudah tidak memungkinkan lagi dilakukan seperti itu. Perlu sentuhan teknologi dalam melayani dan mempercepatnya.

Sentuhan teknologi juga sudah merambah pada system informasi, baik bidang akuntansinya, manajemennya serta pelaporannya. Dari unit-unit usaha (toko, ticketing, foto-copy, rental mobil, simpan-pinjam dll) sudah memungkinkan didapat laporan kinerjanya. Media on-line lewat www.kopkarubaya.com juga sudah disentuh untuk menguatkan brand image di luar kampus (karena selama ini banyak kritik bahwa Kopkar Ubaya hanya ”jago kandang”).

Sering juga Kopkar Ubaya mengirim karyawan dan pengurusnya dalam kegiatan pelatihan dan seminar yang diadakan Pemkot atau Pemda Propinsi untuk menambah ketrampilan. Bahkan sering juga menjadi panitia tingkat kota & propinsi. Itu semua menambah daftar bahwa Kopkar Ubaya juga melakukan pembangunan terhadap intagible assets.

Pembenahan

Apa yang masih kurang terhadap hal tersebut? Pengukuran (measurement) yang menghubungkan tingkat pencapaian yang sudah didapat tersebut dengan tingkat pemahaman yang ada di benah stakeholders. Wilayah ini belum pernah disentuh dan rasanya Kopkar Ubaya harus mulai memikirkan hal ini.

Banyak metode dan cara yang ditawarkan. Mulai yang sederhana sampai teori yang di Indonesia sukar dilakukan (karena terkendala budaya). Tapi apapun itu, pengukuran atas kepuasan stakeholders Kopkar Ubaya adalah number one. Itu entry point agar Kopkar Ubaya tetap berkembang dan maju. Pengurus baru yang 50% lebih itu menjadi harapan mewujudkan kondisi ideal tersebut. Semoga.